e-deklaracje

W związku z informatyzacją systemu wysyłki druków urzędowych stopniowo od 2008 r. wprowadzać zaczęto  systemy, które zapewnić miały możliwość wysyłki i odbioru przez organy państwowe druków urzędowych za pośrednictwem sieci internet.  Druk wysyłany w tej formie musiał sprostać podstawowym wymogom formy pisma urzędowego, w szczególności do dziś musi być prawidłowy co do formy, treści oraz prawidłowo podpisany. Druk nie spełniający wymogów nie stanowi pisma doręczonego, a tym samym nie niesie za sobą skutków prawnych, jakie miał spowodować.

Pisma doręczane do urzędów w formie elektronicznej uwierzytelniane są obecnie w trojaki sposób:

  • Za pomocą e-podpisu – czyli zewnętrznego certyfikatu (potwierdzonego notarialnie lub poprzez biuro certyfikujące e-podpis) uwierzytelniającego, że pismo opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym zostało wysłane przez osobę, posługującą się takim podpisem; pismo takie posiada taką samą moc, co forma pisemna i jest uznawana nie tylko w kontaktach z urzędami, ale również w obrocie gospodarczym, między osobami fizycznymi
  • Za pomocą platformy EPUAP, poprzez profil zaufany – który po zalogowaniu się do niego pozwala na kontakty z urzędami bez konieczności każdorazowego korzystania z e-podpisu,
  • Za pomocą zestawu danych weryfikujących podmiot, jako składający druk; metoda ta wykorzystywana jest w przypadku osób fizycznych składających niektóre deklaracje podatkowe (danymi uwierzytelniającymi są imię, nazwisko NIP lub PESEL, data urodzenia i kwota przychodu wykazana w poprzednim deklaracji złożonej w poprzednim roku).

E-deklaracje – podpis i uwierzytelnienie

W procedurze podatkowej, za równoważne doręczeniu deklaracji podatkowej do właściwego urzędu skarbowego uznaje się wysłanie pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem uzyskania zwrotnie numeru zwanego UPO (Urzędowego Potwierdzenie Odbioru). Weryfikacja podatnika odbywa się w zależności od rodzaju deklaracji za pomocą e-podpisu lub zestawu danych weryfikujących (uwierzytelniających podatnika).

E-deklaracje a e-podatki

Od 2014 r. zmianie ulegnie system składania informacji podatkowych oraz przekazywania informacji o podatniku. Służyć temu ma uruchomiony w 2009 r., program Ministerstwa Finansów o nazwie „e-podatki”, który nie tylko uprości system informowania organów skarbowych o dochodach podatnika i ograniczy liczbę przesyłanych formularzy, ale również przeniesie ciężar wypełniania deklaracji podatkowych z pracownika na pracodawcę oraz unormuje automatyzm przekazywania danych o dochodach podatnika do innych urzędów (np. do organów ZUS czy Ministerstwa Pracy w celu ustalenia prawa i wypłaty zasiłków). W ramach systemu e-podatki zastąpiony ma zostać dotychczasowy system rejestracji deklaracji i druków POLTAX na rzecz nowej platformy podatkowej o nazwie e-podatki, w której rejestracji będą dokonywać składający deklaracje podatnicy (tzw. konta podatników).

Będzie on również kanałem dostępu do scentralizowanego systemu poboru podatków i wymiany informacji o podatnikach.

W 2015 r. złożyć będzie można poprzez system e-podatki wyłącznie deklarację PIT-37.

System będzie służył jednak nie tylko wysyłce deklaracji, ale również będzie platformą odbioru druków wysyłanych przez organy skarbowe.

E-deklaracje a E-ZUS

System informacji Płatnik oraz system składania druków do zakładu ubezpieczeń społecznych działa obecnie w oparciu o dwa systemy uwierzytelniania – e-podpis oraz PUE (profil zaufany w ramach ePUAP).  Płatnicy rozliczający nie więcej niż 5 osób mają dodatkowo możliwość na przesyłanie druków w formie tradycyjnej. Druki deklaracji ubezpieczeniowych  i informacje korygujące mogą być zatem wysyłane bezpośrednio, bez obowiązku wizyty w organach ubezpieczeniowych.

E-deklaracje a e-administracja (ePUAP)

System ePUAP to system działający w oparciu o zestaw informacji identyfikujących i opisujących osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP, który został potwierdzony przez punkt potwierdzający. Wykorzystując profil zaufany można załatwić sprawy administracyjne w wielu urzędach bez potrzeby osobistego udania się do urzędu.

Korzystanie z profilu ePUAP i wysyłania dokumentów nie wymaga w każdym wypadku posiadania podpisu elektronicznego. Wymagane jest natomiast założenie profilu zaufanego. W tym celu możliwy jest wybór dwóch metod:

  • profil bez e-podpisu – w celu jego założenia niezbędna jest wizyta w urzędzie, celem potwierdzenia danych wysłanych z komputera (potwierdzenie na podstawie dokumentu tożsamości)
  • Profil bazujący na e-podpisie – gdzie weryfikacja danych do profilu zaufanego następuje na podstawie wniosku wysłanego z użyciem e-podpisu – co jednoznacznie identyfikuje wysyłającego jako zakładającego profil (tzw. samozaufanie).

E-deklaracje a e-faktury

W odróżnieniu od systemu deklaracji i druków urzędowych, nie jest obecnie wymagane podpisywanie e-podpisem faktur wysyłanych kontrahentom w ramach działalności. Obecnie nie ma również obowiązku występowania o pisemną zgodę na wysyłkę faktur w formie elektronicznej o ile występuje jakakolwiek akceptacja na taką formę fakturowania ze strony kontrahenta. Możliwe jest zarówno wystawianie, przesyłanie, gromadzenie, jak i udostępnianie e-faktur (np. na własnej platformie, serwerze).

E-deklaracje a e-sądy

Za pomocą zaufanego profilu bazującego na podobnych zasadach, jak w przypadku ePUAP działają procedury e-sądu, przed którym możliwe jest dochodzenie spraw w ramach elektronicznego postępowania upominawczego. W ramach założonego konta, uwierzytelnionego przy pomocy adresu e-mial użytkownika, możliwe jest posługiwanie się, dla celów prowadzenia postępowania upominawczego:

  • zwykłym podpisem elektronicznym, który uzyskuje się ze strony e-sądu, bez opłat. Po aktywacji konta należy złożyć wniosek o wydanie certyfikatu przez Centrum Certyfikacji EPU i oczekiwać na powiadomienie o wydaniu certyfikatu.
  • bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Możliwość korzystania z bezpiecznego podpisu elektronicznego następuje automatycznie po rejestracji konta użytkownika.